Komunikasi bukan hanya tentang mengirimkan pesan antara komunikator dan penerima, tapi juga membentuk dunia sosial kita. Fokus komunikasi mungkin pada tugas atau aspek sosial, pada fungsi administratif atau operasional, atau pada penyebaran informasi.
Umumnya pesan yang disampaikan relatif tidak bermasalah. Namun di lain pihak, terkadang sedikit lebih rumit. Seperti ketika Anda perlu menyelesaikan konflik dengan teman dekat atau anggota keluarga. Ada banyak hal yang terjadi dalam situasi ini. Anda benar-benar terlibat dalam proses makna yang kompleks, dan menegosiasikan aturan yang dibuat oleh orang-orang yang terlibat.
Arti Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah proses di mana orang membangun, mengelola, dan menafsirkan perilaku dan simbol (baik verbal maupun nonverbal), baik secara sengaja maupun tidak sengaja, melalui interaksi (dimediasi atau langsung), di dalam dan di seluruh konteks organisasi tertentu.
Dalam definisi lain, komunikasi organisasi yaitu pengiriman dan penerimaan pesan di antara individu yang saling terkait dalam lingkungan tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi organisasi sangat kontekstual dan bergantung pada budaya. Individu dalam organisasi mengirim pesan melalui saluran tatap muka, tertulis, dan dimediasi.
Komunikasi organisasi dapat terjadi pada berbagai tingkatan, yang melibatkan interaksi interpersonal dan diadik, kelompok kecil atau tim, pertemuan besar, di dalam atau di seluruh departemen, di unit organisasi, sektor industri, dan lain sebagainya.
Komunikasi organisasi sebagian besar terfokus pada hubungan dan interaksi antar internal anggota. Agar organisasi menjadi sukses, mereka harus memiliki komunikator yang kompeten. Studi komunikasi organisasi menunjukkan bahwa organisasi bergantung pada komunikasi yang efektif dan efisien dari anggotanya.
Organisasi mencari orang yang dapat mengikuti dan memberikan instruksi, mendengarkan secara akurat, memberikan umpan balik yang berguna, bergaul dengan rekan kerja dan pelanggan, jaringan, memberikan informasi yang berguna, bekerja dengan baik dalam tim, secara kreatif dan kritis memecahkan masalah, serta menyajikan ide dengan cara yang dapat dimengerti.
Mengembangkan kesadaran dan keefektifan komunikasi organisasi lebih dari sekedar memiliki wawasan. Komunikasi organisasi yang efisien melibatkan pengetahuan tentang cara membuat dan bertukar informasi, bekerja dengan beragam kelompok atau individu, berkomunikasi dalam situasi yang rumit dan berubah, serta memiliki bakat atau motivasi untuk berkomunikasi dengan cara yang tepat.
Komunikasi organisasi berperan dalam pengembangan produk, hubungan pelanggan, manajemen karyawan, serta mengembangkan hampir setiap aspek operasi bisnis. Tidak hanya itu, ia dapat melahirkan banyak keuntungan bagi perusaahan, organisasi kemayarakatan, serta badan-badan hukum lainnya.
Manfaat Komunikasi Organisasi
Membangun komunikasi organisasi yang efektif tentu menjadi dambaan setiap perusahaan. Manfaat yang dapat mereka peroleh yaitu memberikan harapan yang jelas, membentuk hubungan yang kuat, melahirkan ide dan inovasi, merealisasikan duta pelanggan yang terpercaya, serta memperkuat kerja tim.
Baca juga:
1. Memberikan harapan yang Jelas
Komunikasi yang efektif membantu menetapkan harapan yang jelas bagi karyawan dan mungkin bagi pelanggan juga.
Karyawan adalah pendengar utama. Mereka berperan sebagai penyalur audiens lain. Jika karyawan diberi tahu dan terlibat, komunikasi dengan konstituensi lain juga akan kuat.
Bagi karyawan, harapan yang jelas akan menunjukkan bagaimana kinerjanya akan berdampak pada perusahaan, dan memberi mereka petunjuk tentang apa yang harus mereka lakukan untuk meraih umpan balik positif.
Bagi pelanggan, komunikasi yang jelas dapat membantu mengelola ekspektasi mereka tentang masalah layanan, atau bahkan bagaimana cara terbaik untuk berinteraksi dengan organisasi.
2. Menjalin hubungan yang kuat
Komunikasi yang efektif membangun hubungan yang kuat.
Kepercayaan dan kesetiaan adalah faktor kunci dalam hubungan apa pun. Keduanya didorong oleh komunikasi yang yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan individu, untuk menyampaikan informasi penting, serta memberikan umpan balik – positif dan konstruktif.
Hubungan yang kuat dengan khalayak eksternal juga membangun komunikasi yang solid antara produk, layanan, budaya perusahaan, dan nilai-nilai.
3. Melahirkan gagasan dan Inovasi
Saluran komunikasi yang terbuka dapat menghasilkan ide dan inovasi di sejumlah bidang. Karyawan yang memahami apa yang penting bagi perusahaan dapat fokus melakukan perbaikan, dan melihat peluang inovasi yang dapat membantu kesuksesan lebih lanjut.
Ketika karyawan mengetahui gagasan mereka akan dicari, pemimpin perusahaan akan memiliki pikiran terbuka dan responsif terhadap umpan balik mereka. Mereka cenderung memberi kontribusi pada gagasan mereka.
Pelanggan juga bisa menjadi sumber ide bagus untuk membantu memperbaiki produk dan layanan.
4. Menjadi duta pelanggan
Semakin banyak karyawan mengetahui tentang perusahaan, budaya, produk, layanan, dan tanggapannya terhadap masalah negatif, maka semakin baik pekerjaan yang dapat mereka lakukan sebagai duta besar untuk masyarakat, teman, keluarga, dan hubungan bisnis lainnya.
Karyawan yang merasa memiliki hubungan positif yang kuat dengan atasan mereka, dan mempercayai informasi yang mereka terima dari atasan mereka, akan cenderung berbagi informasi tersebut dengan orang lain.
Karyawan bisa menjadi sumber informasi yang sangat berharga dan terpercaya tentang perusahaan, produk, dan layanannya.
5. Mewujudkan kerja tim yang kuat
Komunikasi organisasi yang efektif akan menghasilkan kerja sama tim yang kuat, dan meningkatkan kemampuan karyawan di semua tingkat organisasi untuk bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, komunikasi organisasi yang efektif akan memberi karyawan pengetahuan, struktur, dan lingkungan kerja positif yang mereka butuhkan untuk merasa nyaman dalam menangani konflik, dan menyelesaikan masalah secara efektif.
6. Manfaat lain
Selain manfaat di atas, komunikasi organisasi membantu kita untuk:
- Menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan peran dan tanggung jawab khusus dari penjualan, layanan, dan produksi.
- Menyesuaikan diri dengan perubahan melalui kreativitas dan adaptasi individu dan organisasi;
- Menyelesaikan tugas melalui pemeliharaan kebijakan, prosedur, atau peraturan yang mendukung operasi harian dan berkelanjutan.
- Mengembangkan hubungan di mana sikap, moral, dan kepuasan manusia diarahkan kepada orang-orang dalam organisasi.
- Mengkoordinasikan, merencanakan, dan mengendalikan organisasi melalui manajemen.
- Komunikasi organisasi mewakili, menyajikan, dan membentuk iklim dan budaya organisasi yang berupa sikap, nilai, dan tujuan yang menjadi ciri bagi organisasi dan anggotanya.
Kiranya masih banyak lagi manfaat komunikasi organisasi bila ditempuh dengan cara yang efektif. Disamping kemudahan mengorganisasikan anggota, komunikasi ini juga berperan mengarahkan laju organisasi agar sesuai dengan visi dan misinya.
