Tempat kerja tergantung pada manajemen. Selain mengarahkan karyawan, manajer harus berkomunikasi dengan para senior di perusahaan untuk mencapai tujuan dan memajukan misi perusahaan.
Meski tugas manajer berbeda berdasarkan jenis industri dan tempat kerja mereka, sebagian besar memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama.
Dalam artikel ini, kita bahas apa itu manajemen, operasi manajemen, dan bagaimana Anda bisa menjadi manajer yang baik.
Apa itu manajemen?
Pengertian manajemen menurut Kreitner: Manajemen adalah proses pemecahan masalah untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif melalui penggunaan sumber daya yang langka dalam lingkungan yang berubah .
Menurut FW Taylor, ‘Manajemen adalah seni mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan melihat bahwa sesuatu harus dilakukan dengan cara terbaik dan efisien’.
Menurut Harold Koontz , ‘Manajemen adalah seni untuk menyelesaikan sesuatu dengan orang-orang dalam kelompok yang terorganisir secara formal. Manajemen adalah seni menciptakan lingkungan di mana setiap individu dapat bekerja sama menuju pencapaian tujuan kelompok.’
Dalam definisi lain, manajemen adalah tugas koordinasi dan administrasi untuk mencapai suatu tujuan. Kegiatan administrasi diantaranya seperti menetapkan strategi organisasi, dan mengoordinasikan staf / anggota untuk mencapai tujuan.
Manajemen juga dapat merujuk pada struktur senioritas anggota staf dalam suatu organisasi.
Untuk menjadi manajer yang efektif, Anda harus mengembangkan serangkaian keterampilan, termasuk perencanaan, komunikasi, organisasi, dan kepemimpinan.
Anda juga membutuhkan pengetahuan yang luas tentang tujuan perusahaan dan bagaimana mengarahkan karyawan, penjualan, dan mencapai projek-projek lainnya.
Fungsi Manajemen
Pada dasarnya Ada Lima Fungsi Utama Manajemen, yaitu:
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Kepegawaian
- Pengarahan
- Pengendalian
Untuk lebih jelasnya, mari kita kupas satu per satu.
(1) Perencanaan
Perencanaan berorientasi pada masa depan dan menentukan arah organisasi. Perencanaan adalah cara rasional dan sistematis untuk membuat keputusan hari ini yang akan mempengaruhi masa depan perusahaan.
Semacam tinjauan ke masa depan yang terorganisir serta tinjauan ke belakang yang korektif.
Tentunya melibatkan kemampuan untuk memprediksi efek dari tindakan saat ini, yang berpengaruh di masa depan dalam jangka panjang.
Peter Drucker telah mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “Perencanaan adalah proses berkelanjutan membuat keputusan kewirausahaan saat ini secara sistematis dan dengan pengetahuan tentang masa depan, mengatur secara sistematis upaya yang diperlukan untuk melaksanakan keputusan sekarang, dan mengukur hasil keputusan tersebut terhadap harapan masa depan melalui umpan balik yang sistematis.“
(2) Pengorganisasian
Pengorganisasian memerlukan struktur wewenang formal dan arah, serta laju wewenang yang melaluinya pembagian kerja ditentukan, diatur, dan dikoordinasikan sehingga setiap bagian saling terkait dengan bagian lain untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Menurut Henry Fayol , “Untuk mengatur bisnis, perlu mempertimbangkan bahan baku, peralatan, modal dan personel”.
Dengan demikian, fungsi pengorganisasian melibatkan penentuan kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan, menugaskan kegiatan ini kepada personel yang tepat, dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan ini secara terkoordir dan kohesif.
Oleh karena itu, fungsi pengorganisasian berkaitan dengan:
- Mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan dan mengelompokkannya bila diperlukan
- Menugaskan tugas-tugas ini kepada personel sambil mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab mereka .
- Mendelegasikan wewenang kepada personel
- Membangun hubungan antara wewenang dan tanggung jawab
- Mengkoordinasikan kegiatan
(3) Kepegawaian (staffing)
Staffing adalah fungsi mempekerjakan dan mempertahankan tenaga kerja yang sesuai untuk perusahaan, baik di tingkat manajerial maupun non-manajerial.
Melibatkan proses perekrutan, pelatihan, pengembangan, kompensasi, dan evaluasi karyawan dan mempertahankan tenaga kerja dengan insentif dan motivasi yang tepat.
Karena unsur manusia merupakan faktor yang paling vital dalam proses manajemen, maka perlu merekrut personel yang tepat.
(4) Pengarahan
Fungsi pengarahan berkaitan dengan kepemimpinan, komunikasi , motivasi , dan pengawasan agar para karyawan melakukan kegiatannya dengan cara yang seefisien mungkin, untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Unsur kepemimpinan melibatkan mengeluarkan instruksi, dan membimbing bawahan tentang prosedur dan metode tertentu.
Komunikasi harus terbuka dua arah, sehingga informasi dapat disampaikan kepada bawahan dan umpan balik diterima dari mereka .
Motivasi sangat penting karena orang yang bermotivasi tinggi menunjukkan kinerja yang sangat baik.
Mengawasi bawahan akan menghasilkan kemajuan yang berkelanjutan, serta meyakinkan atasan bahwa arahan sedang dilakukan dengan benar.
(5) Pengendalian
Fungsi pengendalian terdiri dari untuk memastikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan tidak menyimpang dari rencana yang telah disusun sebelumnya.
Kegiatannya terdiri dari menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja dan membandingkannya dengan standar yang ditetapkan, serta mengambil tindakan korektif jika diperlukan untuk memperbaiki penyimpangan.
Fungsi pengendalian meliputi:
- Penetapan standar kinerja
- Pengukuran kinerja yang sebenarnya.
- Mengukur kinerja sebenarnya dengan standar yang telah ditentukan dan mengetahui penyimpangannya.
- Mengambil tindakan korektif.
Kelima fungsi manajemen ini saling terkait erat. Namun, fungsi-fungsi ini tidak dapat dibedakan, dan hampir tidak dapat dikenali di tempat kerja.
Fungsi Manajer
| Secara umum, ada lima fungsi dasar seorang manajer: 1. Menetapkan tujuan 2. Mengorganisasikan 3. Memotivasi tim 4. Merancang sistem 5. Mengembangkan |
1 . Menetapkan tujuan
Menetapkan tujuan adalah cara utama seorang manajer menyelesaikan dan mempertahankan kesuksesan.
Mereka juga harus mampu menyampaikannya kepada staf dengan cara yang menarik.
Misalnya, manajer restoran dapat mengatakan bahwa mereka ingin meningkatkan waktu layanan, dan mengingatkan kepada karyawan bahwa pelayanan dengan cepat bisa meningkatkan pendapatan dan uang tip.
2 . Mengorganisasikan
Manajer mengevaluasi jenis pekerjaan, membaginya menjadi tugas-tugas yang dapat dicapai, dan mendelegasikannya kepada staf.
Organisasi terdiri dari serangkaian hubungan antara staf dan departemen dalam organisasi.
Manajer bertanggung jawab memastikan bahwa staf dan departemen ini bekerja sama secara harmonis, termasuk memotivasi keduanya untuk tetap menjalankan tugas.
Seorang manajer yang baik terampil dalam membangun hubungan interpersonal diantara anggota tim, dan dapat memecahkan masalah ketika anggota bingung menghadapi tantangan.
Organisasi juga membutuhkan seorang manajer untuk membangun hubungan otoritas di antara tim.
Memaksimalkan pengaturan organisasi dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi di pasar, mengurangi biaya bisnis, dan meningkatkan produktivitas.
Baca: 4 Faktor Produksi Yang Terpenting dalam Dunia Bisnis
3 . Memotivasi tim
Selain tugas-tugas organisasi dan delegasi, motivasi berkaitan dengan keterampilan untuk menangani berbagai kepribadian dalam sebuah tim.
Seorang manajer harus tahu bagaimana membentuk dan memimpin tim, dan tahu bagaimana menggembleng mereka untuk suatu tujuan.
4 . Menentukan barometer
Manajer perlu menetapkan target atau indikator kinerja yang menjadi tujuan tim, dan kemudian mengukur apakah tim berada di jalur yang tepat untuk meraih tujuan tersebut.
Karena menemukan cara yang terukur untuk memahami kinerja terbilang sulit, karena itu, manajer harus kreatif dan bijaksana.
Namun, seperti fungsi manajemen lainnya, pengukuran sangat penting untuk meningkatkan kinerja bisnis.
5 . Mengembangkan
Selain memimpin, manajer perlu meningkatkan perkembangan kinerja staf. Manajer dapat, misalnya, bekerja dengan tim untuk membantu meningkatkan karier mereka.
Manajer harus memiliki keterampilan kepemimpinan dengan menerapkan lima fungsi di atas.
Ia bertanggung jawab melatih anggota, dengan membantu mereka mengenali kekuatan dan kelemahan mereka sendiri, Serta meningkatkan kinerja tim.
Masing-manajer memiliki gaya kepemimpinan yang berbeda. Terlepas dari gaya mereka, manajer harus mengembangkan skill kepemimpinan mereka untuk menjadi supervisor yang efektif.
Baca juga : 30+ Inti Perbedaan Pemimpin dan Manajer
Gaya Manajemen
Tidak ada satu pun yang dianggap terbaik. Beberapa orang akan merasa lebih cocok secara pribadi untuk satu gaya dibandingkan yang lainnya.
Anda juga dapat memilih elemen gaya manajemen yang berbeda di perusahaan Anda.
Di sini, kami meninjau secara singkat tiga gaya manajemen yang dapat membantu manajer memimpin secara efektif.
Gaya persuasif
Seorang pemimpin persuasif menghabiskan banyak waktu dengan anggota tim. Terlibat dengan karyawan memungkinkan mereka memimpin dengan memberi contoh, mendapatkan dukungan dan kepatuhan dari tim dengan cara membujuk, bukan dengan memberi instruksi / tuntutan.
Manajer yang berpengaruh sadar akan pekerjaan yang dilakukan tim setiap hari, dan terlibat dalam kehidupan kerja mereka.
Gaya demokratis
Manajer yang demokratis mengajak tim untuk terlibat langsung dalam pengambilan keputusan.
Jalur komunikasi yang terbuka antara manajer dan karyawan memungkinkan tipe manajer ini untuk memahami keterampilan dan keuntungan yang dibawa setiap karyawan.
Partisipasi terbuka dan pertukaran ide di berbagai tingkat karyawan memungkinkan setiap orang untuk berkontribusi pada hasil keputusan atau proyek.
Lapisan Manajemen
Perusahaan besar sering kali memiliki tiga tingkat manajemen utama yang diatur dalam struktur hierarkis.
Anda mungkin pernah mendengar istilah yang mengacu pada lapisan manajemen yang berbeda ini, seperti “manajemen menengah” atau “manajemen atas”.
Tingkat rendah
Manajer tingkat rendah mencakup peran seperti pemimpin tim garis depan, mandor, kepala bidang, dan personalia.
Tingkat manajemen ini bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan karyawan sehari-hari, dan memberi mereka arahan.
Tanggung jawab manajemen tingkat rendah lainnya seperti memastikan kualitas kerja karyawan, membimbing staf dalam aktivitas sehari-hari, dan mengarahkan masalah karyawan melalui media yang telah ditetapkan.
Mereka juga bertanggung jawab atas pengawasan sehari-hari, perencanaan karir untuk tim, serta memberikan umpan balik tentang kinerja karyawan.
Tingkat menengah
Lapisan berikutnya dalam hierarki manajemen, diawasi oleh manajemen senior.
Manajemen menengah termasuk mereka yang bekerja sebagai manajer departemen, manajer regional, dan manajer cabang.
Manajemen menengah bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan tujuan strategis yang dikembangkan oleh manajemen senior di lini atas kepada manajer lini bawah.
Berbeda dengan manajemen atas, manajer menengah menghabiskan lebih banyak waktu pada arah dan fungsi organisasi, termasuk mendiskusikan kebijakan penting untuk manajemen yang lebih rendah, memberikan panduan kepada manajemen tingkat yang lebih rendah untuk mencapai kinerja yang lebih baik, dan melaksanakan rencana organisasi atas arahan manajemen atas.
Tingkat atas (senior)
Manajemen senior, termasuk chief executive officer, presiden, wakil presiden dan anggota dewan, berada di lapisan atas hierarki manajemen.
Manajemen senior perlu menetapkan tujuan dan arah keseluruhan organisasi, mengembangkan rencana strategis dan kebijakan di seluruh perusahaan, dan membuat keputusan tentang arah organisasi di tingkat tertinggi.
Mereka juga biasanya memainkan peran penting dalam memobilisasi sumber daya luar, bertanggung jawab kepada pemegang saham perusahaan dan kepada masyarakat umum atas kinerja perusahaan.